Como fazer fluxo de caixa corretamente? Veja 7 estratégias

A saúde financeira do negócio é crucial para garantir a sustentabilidade, o crescimento e a capacidade de oferecer um atendimento de qualidade. Para essa gestão ser mais assertiva, o fluxo de caixa preciso é essencial. Mas, como fazer fluxo de caixa corretamente em uma clínica médica?

Neste artigo, vamos desmistificar o processo e apresentar 7 estratégias práticas para você, gestor ou proprietário de clínica, a organizar suas finanças, tomar decisões mais assertivas e garantir um futuro próspero para o seu negócio. 

Imagine o Dr. André, proprietário de uma clínica multiprofissional com diversas especialidades e profissionais atuando em diferentes regimes de pagamento. Ele enfrenta diariamente o desafio de conciliar os recebimentos de convênios e pacientes particulares, gerenciar os repasses para sua equipe e manter as contas em dia. 

Se essa realidade lhe soa familiar, continue a leitura e descubra como transformar a gestão financeira da sua clínica com ferramentas como o split de pagamentos e um fluxo de caixa estruturado.

Qual a importância de um bom fluxo de caixa?

Um fluxo de caixa bem elaborado é como um mapa financeiro para a sua clínica. Ele oferece uma visão clara e detalhada de todas as entradas e saídas do seu negócio em um determinado período. Essa visibilidade traz inúmeras vantagens:

• Previsibilidade financeira e controle total: com o fluxo de caixa em dia, você consegue antecipar possíveis déficits ou superávits, planejar seus gastos e ter controle total sobre as receitas e despesas da clínica;
• Segurança para investimentos: ao conhecer a sua saúde financeira, fica mais fácil planejar investimentos em equipamentos, tecnologias, treinamento da equipe e até mesmo a expansão da clínica, com a segurança de que você terá recursos disponíveis;
• Evitar inadimplência: o acompanhamento constante do fluxo de caixa facilita a identificação de pagamentos pendentes de pacientes ou convênios, permitindo ações rápidas para evitar a inadimplência;
• Melhor controle sobre repasses a profissionais: em clínicas multiprofissionais, o fluxo de caixa é essencial para gerenciar os repasses de honorários aos médicos, terapeutas e outros profissionais, garantindo pagamentos pontuais e evitando conflitos.

Leia também: Como equilibrar receitas e despesas da sua clínica médica? 

Como fazer fluxo de caixa corretamente? Veja 7 estratégias

Implementar um fluxo de caixa eficiente pode parecer complexo, mas com as estratégias certas, torna-se uma ferramenta poderosa para a gestão financeira da sua clínica.

1. Registre todas as entradas e saídas diariamente

O primeiro passo para um fluxo de caixa eficiente é registrar todas as movimentações financeiras da sua clínica diariamente. 

Utilize uma ferramenta de gestão financeira específica para clínicas médicas, que permita o lançamento de todas as receitas e despesas.

• Receitas: consultas particulares, exames, procedimentos, terapias, recebimentos de convênios; 
• Despesas: salários, aluguel, contas de consumo, compra de materiais, impostos, marketing, etc. 

Evite anotações manuais em planilhas soltas, pois isso aumenta o risco de perder dados importantes. Organize os lançamentos por categoria para facilitar a análise e a identificação de áreas onde é possível otimizar custos. 

Por exemplo, o sistema de split de pagamentos da Split Digital mantém registros detalhados das divisões de pagamentos, contar com essa solução é garantir transparência em todas as transações.

Leia também: O modelo de fluxo de caixa certo pode reduzir custos na EPP

2. Separe receitas por origem

Em clínicas médicas, é fundamental diferenciar as receitas por sua origem. Monitore separadamente os pagamentos de pacientes particulares, os recebimentos de diferentes convênios e outras fontes de receita (como aluguel de espaços ou venda de produtos). 

Essa separação permite criar um planejamento para organizar os valores a receber de cada plano de saúde, levando em consideração os prazos de pagamento e as possíveis glosas. Essa visão detalhada ajuda a prever o fluxo de caixa futuro e a tomar decisões mais informadas sobre a gestão dos seus recebíveis.

3. Tenha um sistema para controle de repasses a profissionais

Em clínicas multiprofissionais, o controle dos repasses de honorários aos profissionais é um ponto crucial. Estabeleça regras claras para a divisão dos honorários entre a clínica e cada profissional, levando em consideração os acordos individuais e os diferentes tipos de serviços prestados. 

Automatizar esse processo com sistemas de pagamento integrados, como o Split Digital, traz inúmeros benefícios, garantindo que cada profissional receba o valor correto de forma automática e transparente, evitando erros manuais e agilizando os pagamentos.

4. Automatize a gestão de pagamentos e recebimentos

A tecnologia é uma grande aliada na gestão financeira de clínicas médicas. Utilize softwares financeiros específicos para o setor que ofereçam funcionalidades como agendamento de pagamentos de contas, emissão de boletos e notas fiscais, e organização dos recebimentos. 

Um sistema de pagamento automatizado reduz a incidência de falhas humanas, garante que as contas sejam pagas em dia, evita multas por atraso e otimiza o tempo da sua equipe administrativa, que pode se dedicar a outras tarefas importantes para o funcionamento da clínica. 

O Split Digital, por exemplo, pode ser integrado ao seu software de gestão para automatizar os repasses aos profissionais, simplificando ainda mais a sua rotina financeira.

5. Faça a conciliação bancária regularmente

A conciliação bancária é o processo de comparar os lançamentos registrados no seu fluxo de caixa com os extratos bancários da clínica. Realize essa tarefa regularmente, pelo menos uma vez por semana, para identificar possíveis erros, fraudes ou lançamentos duplicados. 

Existem ferramentas e funcionalidades dentro dos softwares financeiros que auxiliam nesse processo de forma prática e rápida, garantindo a integridade das suas informações financeiras.

6. Monitore indicadores financeiros regularmente

Acompanhar indicadores financeiros é essencial para avaliar a saúde financeira da sua clínica e identificar oportunidades de melhoria. Monitore métricas como a receita mensal total, as despesas fixas e variáveis, o índice de inadimplência, a margem de lucro por serviço e o custo por paciente. 

Analisar esses indicadores regularmente permite identificar tendências, avaliar a rentabilidade dos diferentes serviços e tomar decisões estratégicas para otimizar a performance financeira da sua clínica.

7. Evite desperdícios e reduza custos operacionais

Uma gestão eficiente do fluxo de caixa também envolve a busca constante por redução de custos e a eliminação de desperdícios. 

Analise detalhadamente as despesas da clínica e identifique os gastos desnecessários ou áreas onde é possível economizar, como consumo de energia, água, materiais de escritório e insumos médicos. Negocie com fornecedores, busque alternativas mais econômicas e implemente práticas de uso consciente para otimizar seus custos operacionais.

Como fazer o fluxo de caixa em uma clínica multiprofissional?

Em uma clínica multiprofissional, a gestão do fluxo de caixa apresenta desafios específicos devido à complexidade da estrutura e das diversas fontes de receita e despesa.

Dificuldades enfrentadas na clínica

O Dr. André, proprietário da clínica multiprofissional, enfrenta algumas dificuldades comuns nesse tipo de negócio:

• Diversidade de fontes de receita: a clínica oferece consultas particulares em diversas especialidades, realiza exames, procedimentos e terapias, além de atender pacientes de diferentes convênios. Essa variedade de fontes de receita exige um controle ainda mais apurado para garantir que todos os valores sejam devidamente registrados e conciliados;
• Pagamentos e repasses a múltiplos profissionais: a clínica conta com uma equipe de médicos, fisioterapeutas, psicólogos e outros profissionais, cada um com um acordo de remuneração específico. Realizar os pagamentos e repasses manualmente aumenta o risco de erros e atrasos, gerando insatisfação na equipe;
• Controle de custos fixos e variáveis: manter o equilíbrio financeiro diante de altos custos fixos (aluguel de um espaço maior, folha de pagamento de uma equipe multidisciplinar, insumos médicos especializados, equipamentos) e custos variáveis (materiais de consumo por procedimento, comissões) é um desafio constante;
• Gestão de recebíveis de planos de saúde: os atrasos e as glosas nos pagamentos por parte dos planos de saúde podem afetar significativamente o fluxo de caixa da clínica, exigindo um acompanhamento rigoroso e ações para mitigar esses impactos.

Solução: organização eficiente do fluxo de caixa

Lembra do Dr. André do início deste texto? Vamos retomá-lo como exemplo. Para superar esses desafios, ele implementou algumas soluções financeiras eficazes na sua clínica:

• Implementação de um software de gestão financeira automatizado: o software permite registrar e categorizar todas as receitas e despesas de forma centralizada, gerar relatórios detalhados e acompanhar o fluxo de caixa em tempo real;
• Utilização de um sistema de divisão de pagamentos para repasses automáticos: com o Split Digital, os honorários dos profissionais são automaticamente calculados e pagos assim que o pagamento do paciente é processado, eliminando erros e agilizando os repasses;
• Criação de um planejamento financeiro estruturado e previsível: se o Dr. André elabora um orçamento mensal que define metas financeiras e acompanha de perto os indicadores de desempenho da clínica, isso irá permiti-lo antecipar problemas e tomar decisões proativas.

Organização financeira garante o crescimento sustentável da clínica

Assim como na clínica do Dr. André, uma organização financeira eficiente, saber como fazer fluxo de caixa bem estruturado, é fundamental para garantir o crescimento sustentável da sua clínica médica. 

A automação de processos, como os repasses de pagamentos com o Split Digital, e um planejamento financeiro consistente são ferramentas poderosas que proporcionam maior controle, previsibilidade e segurança para o seu negócio.

Quer simplificar a gestão financeira da sua clínica e otimizar o seu fluxo de caixa? Conheça o Split Digital e descubra como ele pode ser integrado aos softwares de gestão que você já utiliza. 

Acesse nosso blog para mais dicas e conteúdos sobre otimização da gestão financeira para clínicas médicas!

Categorias: Gestão financeira