Controle de estoque: o que uma pequena empresa precisa saber

Você já teve que lidar com a falta de insumos essenciais ou, pior, com produtos vencidos que ocupavam espaço no estoque? Um dos princípios mais importantes da gestão financeira, é evitar esse tipo de situação de falta de insumos, de orçamentos ou sobras de estoque — nesse cenário, ter um controle de estoque eficiente faz toda a diferença.

Dessa forma, é possível evitar problemas com o atendimento ao público, evitar prejuízos financeiros e aumentar a eficiência operacional. No caso das empresas do setor de saúde, como clínicas, esse aspecto é ainda mais relevante, devido à necessidade de lidar com o armazenamento de produtos perecíveis.

A seguir, entenda melhor como fazer um controle de estoque eficiente e melhore seus resultados!

Do caos à organização: como um controle de estoque eficiente impacta a sua empresa

O controle de estoque consiste no acompanhamento e gerenciamento de todos os itens que entram e saem do armazenamento. Ele é um dos principais pilares para a eficiência, a economia e o sucesso de pequenas e médias empresas.

Um dos motivos é que esse controle atua para manter a quantidade adequada de produtos para o funcionamento do negócio. A intenção é atender à demanda, evitando que os clientes não encontrem o que procuram ou que os processos internos sejam interrompidos pela falta de materiais.

Por outro lado, um controle de estoque também é importante para reduzir custos, como a perda de produtos por vencimento ou obsolescência.  Como os recursos costumam ser limitados em pequenas empresas, essa atuação é determinante para prevenir prejuízos que podem comprometer o crescimento.

Outro ponto relevante é que esse controle aumenta a previsibilidade financeira do negócio. Com as informações coletadas, é possível planejar as compras com base em dados reais, evitando compras excessivas ou insuficientes.

De modo geral, um gerenciamento eficiente do estoque também melhora a gestão financeira. Há mais clareza sobre os custos dos produtos e das reposições, menos perdas financeiras e menos custos desnecessários. Ainda, o capital não fica parado na forma de estoque excessivo e pode ser usado em outros investimentos.

Métodos de controle de estoque para pequenas empresas

Para organizar o armazenamento e seu gerenciamento, é recomendado adotar um dos métodos de controle de estoque. Eles são amplamente validados e ajudam a organizar as operações e a alcançar a eficiência.

A seguir, você descobre quais são 4 entre as principais opções e como as metodologias funcionam:

• Método PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair): prevê que os produtos mais antigos no estoque devem ser usados ou vendidos antes dos mais recentes. O método PEPS é bastante usados no setor de saúde, em especial no gerenciamento de medicamentos e outros itens perecíveis;
• Curva ABC: prioriza os produtos estratégicos ao dividi-los em três categorias. Os produtos A são os mais relevantes, como os mais procurados. Os da classe B têm importância intermediária e os do tipo C têm baixa relevância. É uma forma de otimizar compras e armazenagem dos itens;
• Just In Time: é uma metodologia que prevê o uso de estoque mínimo, sem comprometer a operação. Pequenas empresas podem adotá-la ao flexibilizar as compras com fornecedores de acordo com a demanda, de modo a reduzir custos com armazenagem e evitar perdas;
• Estoque de segurança: é um método que atua na prevenção contra imprevistos. A ideia é ter um armazenamento que permita à empresa continuar operando mesmo diante de situações como atraso dos fornecedores e picos de demanda.

Dependendo do caso, é possível até combinar dois ou mais métodos. É possível usar o método PEPS para o setor de perecíveis, enquanto o estoque de segurança ajuda a garantir a continuidade das operações diante de situações atípicas.

Armadilhas comuns no controle de estoque: aprenda a evitá-las

A busca por um controle de estoque eficiente muitas vezes envolve armadilhas e desafios. Entender quais são as falhas comuns é fundamental para poder evitá-las e fugir de consequências como falta de organização e perdas financeiras.

Alguns dos erros mais frequentes incluem:

• Falta de padronização no registro de entrada e saída: quando as informações não são padronizadas, é mais difícil acompanhar o estoque real. Logo, informações inconsistentes costumam gerar falhas no abastecimento e prejuízos;
• Compras sem planejamento e excesso de estoque: um armazenamento excessivo eleva os custos com controle e ainda deixa muito dinheiro parado. Para evitar isso, o ideal é planejar as compras com base em previsões de demanda, relatórios de vendas e itens que devem receber prioridade.
• Desconsiderar prazos de validade e lotes em produtos farmacêuticos: sem a rotação correta, medicamentos e outros itens têm que ser descartados, gerando prejuízos. Uma forma de evitar isso é adotando o método PEPS, além de monitorar a data de vencimento e os lotes;
• Não utilizar tecnologia para o gerenciamento: o controle de estoque manual é mais propenso a erros, retrabalhos e desperdícios. Por isso, o ideal é investir em sistemas digitais, monitoramento em tempo real, integração com vendas e outras ferramentas para a otimização do processo.

Leia também: Como equilibrar receitas e despesas da sua clínica médica? 

Como implementar um controle de estoque mais eficiente?

Após ficar ciente da importância e dos desafios do controle de estoque, é o momento de compreender como implementar esse gerenciamento com eficiência. Assim, você pode garantir uma atuação mais alinhada e estratégica para os resultados do negócio.

Na sequência, confira 5 passos para acertar no controle de estoque!

Passo 1: Mapear a demanda e as necessidades da empresa

Vamos pensar na administração de um salão de beleza, a primeira etapa consiste em compreender quais são as necessidades e demandas da empresa e do público. Dessa forma, fica mais fácil entender quais são os produtos mais relevantes, como é a rotatividade de itens e como devem ocorrer as compras.

Uma das formas de fazer essa avaliação é pela análise do histórico de vendas. Com relatórios detalhados, é possível identificar quais são os itens com maior saída e quais têm menos giro.

Além de verificar esses dados, é interessante saber como é a tendência de consumo. Há produtos com boa saída, mas que são sazonais — e esse tipo de movimentação deve ser considerado na avaliação.

Por falar nessas flutuações, é importante conhecer de modo geral como o público se comporta ao longo do tempo. Entender quais são os itens mais procurados em diferentes períodos do ano permite preparar o estoque para cada momento.

Todas essas informações devem servir para prever as compras com mais estratégia. Com os dados, é possível identificar se determinado item realmente precisa ser reposto no momento ou se a alta rotatividade dele se deve a um pico de demanda que já se encerrou, por exemplo.

Passo 2: Escolher um método adequado de controle

Como você viu, o método de controle de estoque certo ajuda na organização e na eficiência do processo. Por isso, é fundamental saber escolher a metodologia adequada ao perfil da empresa e ao comportamento da demanda.

O PEPS, por exemplo, é um método especialmente indicado para produtos perecíveis ou que podem ficar obsoletos. Assim, o estoque mais antigo é vendido primeiro para evitar desperdícios.

Já para empresas com um grande mix de produtos, a curva ABC costuma ser mais interessante. Com ela, é possível priorizar a compra e reposição de itens considerando seu giro, impacto ou relevância.

O Just In Time, por sua vez, funciona melhor para empresas que têm mais previsibilidade da demanda, o que permite ter um estoque reduzido. Já o estoque de segurança ajuda empresas que lidam com sazonalidade a manter a disponibilidade necessária de produtos ou insumos.

No processo de decisão, vale ponderar os pontos positivos e as limitações de cada método. Com a escolha adequada, será possível padronizar processos e gerenciar com mais eficiência.

Passo 3: Digitalizar o controle de estoque com um sistema especializado

O uso da tecnologia no controle de estoque ajuda a ter mais eficiência e precisão nos processos. Para isso, vale a pena implementar um sistema especializado para monitorar entradas e saídas, por exemplo. Com isso, você evita erros manuais e oferece mais transparência para o inventário.

Porém, você viu que o controle do estoque não funciona de modo isolado. Também é preciso considerar questões como a gestão de compras, o fluxo de caixa e outros dados relevantes.

Como a integração financeira também é importante, você pode contar com as soluções da Split Digital. Com uma plataforma intuitiva para split de pagamentos, é possível gerenciar melhor os recebimentos, dando mais transparência para as finanças.

Com a facilidade de integração dos dados, a gestão de estoque também se torna mais robusta e eficiente, apoiando melhores tomadas de decisão.

Passo 4: Criar um calendário de inventário para evitar surpresas

Outra dica importante para um controle de estoque eficaz é criar e manter um calendário de inventário. A ideia é realizar revisões regulares na armazenagem e na contagem de itens, o que permite identificar erros e discrepâncias, por exemplo.

Essa também é uma forma de identificar a necessidade de ajustar estratégias de compra, como adiantar um pedido de reabastecimento ou reduzir um pedido. Assim, é possível manter o fluxo de caixa saudável, sem excesso ou falta de produtos.

A frequência desse acompanhamento deve ocorrer de acordo com o giro do estoque. A ideia é realizar o inventário com maior periodicidade dos itens com alta movimentação. Já aqueles produtos com menor rotatividade podem ser revisados em períodos maiores.

De modo geral, realizar esse processo permite ter uma visão clara e precisa do comportamento da demanda. Isso permite otimizar o uso do espaço físico e até a imobilização do capital com a compra de produtos.

Ter um calendário de inventário também ajuda a criar uma base histórica de informações, acompanhando as oscilações ao longo do tempo. Futuramente, esses dados podem ser utilizados como referência para prever demanda e definir processos de compra.

Leita também: Erros comuns para evitar no controle do fluxo de caixa 

Passo 5: Treinar a equipe para um gerenciamento eficiente

Além dos passos anteriores, é fundamental treinar e capacitar o time para realizar um bom controle de estoque. Sem isso, mesmo os melhores recursos, como ferramentas digitais e calendários de inventário, não se tornam suficientes.

Primeiramente, o time precisa reconhecer a importância de ter bons processos no armazenamento. Isso envolve compreender a necessidade de precisão nas informações e eficiência nas etapas.

Além de agir nessa conscientização, é indicado realizar treinamentos regulares com as boas práticas para adotar no dia a dia. A capacitação pode envolver desde a criação e a adoção de um calendário de inventário até o uso estratégico de um sistema de gestão.

O treinamento serve, ainda, para padronizar processos. Com o apoio de checklists de entrada e saída de itens, por exemplo, fica mais fácil manter a organização dos itens e dos dados. O foco deve estar em garantir que todos tenham os recursos e conhecimentos necessários para executar um bom controle de estoque.

Uma parte importante dessa capacitação também envolve o feedback. Oferecer reconhecimento quanto aos bons resultados e indicar quais são os pontos de melhoria permite que a equipe se mantenha cada vez mais alinhada e capaz de otimizar a própria atuação.

A importância da logística na gestão de estoques

Você também não deve ignorar o papel da logística no controle eficiente de estoque. Para pequenas empresas, em especial, é necessário buscar formas de equilibrar custos e eficiência, envolvendo a otimização da cadeia de suprimentos.

Nesse sentido, um dos primeiros impactos da logística envolve a organização da cadeia de suprimentos. A intenção é manter a reposição constantemente, sem gargalos, o que exige parcerias sólidas com fornecedores confiáveis.

A gestão adequada desses relacionamentos permite negociar prazos de entrega e condições de pagamento, por exemplo. Dessa forma, o controle de estoque passa a ter mais previsibilidade e é possível garantir a qualidade dos itens.

Nesse sentido, também é preciso cuidar das condições de armazenamento. Se aplicável, a logística envolve o cuidado com elementos como temperatura, umidade e ventilação, evitando desperdícios e diferenças em relação ao inventário.

Ainda, investir na logística envolve trabalhar com ferramentas e tecnologias que possam contribuir para o controle de estoque. Entre elas, estão planilhas, sistemas de codificação de produtos e softwares de gestão.

O foco deve estar em garantir uma movimentação adequada dos itens, considerando entradas e saídas. Desse modo, todo o processo se torna mais enxuto e eficiente, o que é determinante para negócios menores.

Leia também: Como fazer a gestão de fornecedores no seu negócio?

Sua parceira ideal para otimizar seus processos: conheça a Split Digital

Conforme você aprendeu, o controle de estoque tem um papel muito relevante no sucesso do negócio. Com ele, é possível equilibrar melhor o fluxo de caixa e alinhar a operação com a demanda, favorecendo o crescimento da empresa.

Para otimizar processos e alcançar a eficiência financeira, a Split Digital é a parceira certa. A plataforma oferece soluções como o split de pagamentos, simplificando a divisão dos valores recebidos e automatizando processos.

A eficiência financeira proporcionada pela plataforma reflete direta e positivamente na gestão de estoque. Além do uso estratégico dos recursos, você reduz desperdícios e aumenta a saúde financeira do negócio.

Em especial, a Split Digital atende às necessidades específicas de diferentes negócios, como clínicas e salões de beleza, fortalecendo o fluxo de caixa. Desse modo, sua empresa tem mais chances de atingir o crescimento sustentável.

Para ter ajuda com a administração das finanças, conheça melhor as soluções da Split Digital!

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