Ferramentas financeiras para pequenas e médias empresas

Gerenciar uma clínica de saúde vai além de oferecer um bom atendimento aos pacientes. Um dos maiores desafios para as pequenas e médias empresas (PMEs) do setor é manter a gestão financeira, garantindo a correta distribuição dos recebimentos e a saúde das contas. 

Felizmente, a utilização de ferramentas financeiras pode transformar a forma como a clínica lida com as finanças, otimizando processos e evitando erros que podem ser custosos.

Neste artigo, vamos explorar como diferentes tipos de ferramentas financeiras podem fazer a diferença na gestão de uma clínica, facilitando o dia a dia e garantindo uma organização impecável das finanças.

Quais são os tipos de controles financeiros?

Antes de mergulharmos nas ferramentas financeiras, é importante entender os diferentes tipos de controles financeiros que toda clínica de saúde deve adotar. Um controle financeiro eficiente é essencial para manter a operação estável e evitar surpresas desagradáveis.

1. Controle de fluxo de caixa: o fluxo de caixa monitora todas as entradas e saídas de dinheiro da clínica. Ele é o principal indicador da saúde financeira do negócio e, sem ele, você corre o risco de não perceber que está gastando mais do que ganha, comprometendo a capacidade de pagar fornecedores ou até os salários da equipe;
2. Controle de recebimentos e pagamentos: este controle é fundamental para garantir que todos os recebimentos sejam devidamente registrados e as contas da clínica sejam pagas dentro do prazo. Isso evita multas, juros e um possível descontrole financeiro;
3. Controle de estoque: em clínicas de saúde, controlar o estoque de medicamentos, materiais e insumos médicos é essencial. Além de evitar desperdícios, um controle bem feito permite que você saiba exatamente quando repor esses itens, evitando atrasos no atendimento;
4. Controle orçamentário: é o processo de planejar quanto será gasto em cada área da clínica, estabelecendo limites que evitam gastos desnecessários. Isso garante que o dinheiro seja distribuído de forma inteligente.

Leia também: Erros comuns para evitar no controle do fluxo de caixa 

Desafios financeiros enfrentados por PMEs

Gerir as finanças de uma PME no setor de saúde traz muitos desafios. Muitos desses negócios enfrentam problemas como:

A falta de controle e planejamento afeta as operações de muitas clínicas que dedicam foco total no atendimento ao cliente, e acabam negligenciando o planejamento financeiro. Isso resulta em uma gestão desorganizada e na dificuldade de prever problemas.

Além disso, em muitas clínicas, o pagamento é feito em parcelas ou por meio de convênios. Isso pode levar a atrasos ou falhas nos recebimentos, prejudicando o fluxo de caixa da empresa.

Clínicas menores, geralmente operam com margens de lucro reduzidas, o que exige uma administração rigorosa para garantir que os custos não superem as receitas.

Por fim, é importante destacar também que, em uma clínica, os gastos podem variar consideravelmente de um mês para o outro. Manter o controle desses custos variáveis, como compra de materiais e medicamentos, pode ser desafiador sem o uso de ferramentas adequadas.

Esses desafios são comuns, mas a boa notícia é que existem ferramentas que podem ajudar a superá-los, trazendo mais organização e previsibilidade à gestão financeira.

Leia também: Como equilibrar receitas e despesas da sua clínica médica?

Ferramentas financeiras que podem ajudar

Existem diversas soluções disponíveis no mercado que podem ajudar a otimizar a gestão financeira de uma clínica de saúde. Vamos explorar as mais eficazes, divididas por categorias funcionais.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Um sistema ERP é uma ferramenta completa que integra diferentes áreas da clínica, incluindo finanças, estoque e operações. Com ele, é possível unificar todos os dados da empresa, facilitando o controle financeiro.

Plataformas de controle de fluxo de caixa

Essas plataformas permitem um monitoramento detalhado do fluxo de caixa da clínica, ajudando a acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro. Elas são ideais para clínicas que enfrentam dificuldades em manter o controle financeiro em dia.

Ferramentas de emissão de notas fiscais

Emitir notas fiscais é uma parte fundamental da operação financeira. Existem sistemas específicos que facilitam esse processo, automatizando a emissão de notas e evitando erros manuais.

Soluções de cobrança e pagamentos

As clínicas de saúde muitas vezes lidam com múltiplos recebimentos e formas de pagamento, como boletos, cartões e convênios. Ferramentas especializadas em cobrança e pagamentos podem organizar essas transações, reduzindo a possibilidade de erro e facilitando a gestão.

Leia também: Como saber se a clínica precisa de um sistema de pagamentos? 

Softwares de planejamento e análise financeira

Para clínicas que desejam ter uma visão mais estratégica das finanças, os softwares de planejamento financeiro são ideais. Eles permitem a criação de orçamentos, projeções financeiras e análises detalhadas do desempenho financeiro da clínica.

Software de pagamentos: a chave para uma gestão eficiente

Entre todas as ferramentas financeiras, os sistemas de pagamento merecem um destaque especial. Eles são a espinha dorsal da gestão financeira de qualquer clínica, facilitando não apenas a emissão de notas fiscais, mas também o controle do fluxo de caixa.

O sistema da Split Digital é um exemplo perfeito de como uma solução de pagamento pode transformar a gestão financeira da clínica. Com uma plataforma que permite gerenciar múltiplos pagamentos, o sistema organiza todas as transações de forma simples e eficiente, ajudando a clínica a evitar problemas como bitributação e falta de controle dos recebimentos.

Além disso, o sistema da Split Digital oferece a integração com outras ferramentas financeiras, tornando a gestão ainda mais fluida e sem falhas.

Melhores práticas para garantir a segurança financeira

Uma gestão financeira eficiente precisa ser, acima de tudo, segura. Aqui estão algumas práticas que podem proteger as finanças da sua clínica:

Auditorias frequentes

Realizar auditorias regulares ajuda a garantir que todas as transações estão sendo registradas corretamente e evita fraudes.

Segregação de funções

Essa prática consiste em dividir as responsabilidades financeiras entre diferentes membros da equipe, para que uma única pessoa não tenha controle total sobre todas as operações.

Segurança digital

Com o aumento da digitalização das finanças, investir em segurança cibernética é fundamental. Sistemas como o da Split Digital possuem ferramentas de segurança integradas que protegem os dados e as transações.

Monitoramento do fluxo de caixa em tempo real

Uma das principais vantagens das ferramentas financeiras digitais é a possibilidade de gerir o fluxo de caixa em tempo real. Isso significa que, a qualquer momento, você pode saber exatamente quanto entrou e quanto saiu do caixa da clínica.

Essa prática permite tomar decisões mais rápidas e embasadas, como identificar quando é necessário reduzir gastos ou investir em melhorias. O monitoramento constante também ajuda a evitar surpresas, como descobrir que o caixa está no vermelho quando já é tarde demais.

Leia também: O que deve ser incluído no fluxo de caixa descontado?

A transformação digital na gestão financeira

A digitalização das finanças não apenas facilita a gestão da clínica, mas também oferece vantagens significativas tanto para a equipe quanto para os pacientes. Com um sistema financeiro digitalizado, é possível:

• Reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas: ao automatizar processos como emissão de notas e conciliação bancária, sobra mais tempo para focar no que realmente importa: os pacientes;
• Melhorar a experiência do cliente: processos de pagamento mais rápidos e sem erros contribuem para uma experiência mais fluida e agradável para o paciente, aumentando a satisfação;
• Aumentar a agilidade da equipe: com ferramentas integradas, a equipe pode acessar informações financeiras de forma mais rápida, evitando retrabalhos e otimizando o tempo.

A hora de otimizar sua gestão financeira

A gestão financeira de uma clínica de saúde pode ser um desafio, mas com as ferramentas certas, tudo fica mais simples. Se você está buscando otimizar a organização dos recebimentos e melhorar o controle financeiro, agora é a hora de considerar a Split Digital como sua parceira.

Conheça o sistema que facilita o gerenciamento de múltiplos pagamentos, emissão de notas fiscais e controle de fluxo de caixa. A Split Digital oferece a solução completa para transformar a saúde financeira da sua clínica.

Vamos juntos tornar a gestão da sua clínica mais prática?

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