Como a tecnologia pode melhorar a prática tributária

De acordo com dados da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), em 2023 o Brasil foi 3º o país que mais tributou empresas. Por si só, essa é uma questão que já exige atenção por parte dos empresários e gestores. Porém, as exigências da prática tributária também se destacam.

Afinal, fazer uma gestão eficiente é essencial para garantir o cumprimento das obrigações tributárias e evitar o pagamento de impostos em dobro. Para facilitar o processo, o ideal é recorrer às ferramentas mais adequadas.

Quer saber mais sobre o tema? Veja como a tecnologia pode tornar sua gestão tributária mais eficiente!

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Quais os principais desafios na prática tributária?

A prática tributária de uma empresa costuma enfrentar desafios intensos. Um dos motivos é a complexa legislação tributária, com diversas regras quanto às alíquotas, limites, declarações e demais obrigações.

Também vale destacar que as esferas municipal, estadual e federal apresentam diferenças nas legislações. A necessidade de interpretar as regras em cada um desses níveis faz com que a gestão tributária se complique.

Para tornar o cenário mais desafiador, ocorrem frequentes mudanças nas normas. Como consequência, há mais riscos de ocorrerem erros de cálculo, de preenchimento ou perda de prazos no envio das declarações.

Em um cenário como esse, o controle manual é especialmente dificultado. Como as chances de falhas são maiores, a empresa pode sofrer com multas severas, sanções e impactos na saúde financeira, de modo geral.

Ainda, o gerenciamento manual torna mais difícil acompanhar as mudanças e manter a conformidade da prática tributária. Na prática, a situação consome muitos recursos, prejudica a produtividade e ainda envolve uma chance considerável de ocorrerem falhas.

De modo geral, uma prática tributária ineficiente apresenta grandes riscos em potencial para o negócio, podendo prejudicar sua lucratividade e capacidade de crescimento, por exemplo.

Como a tecnologia pode resolver esses desafios na prática tributária?

Apesar de os desafios serem numerosos, é possível contornar boa parte deles com o uso das ferramentas certas. Nesse sentido, é especialmente indicado recorrer a soluções que envolvem a tecnologia.

Quer entender por que as alternativas digitais são tão vantajosas para a gestão? Continue a leitura para descobrir!

Automação de processos e redução de erros

A automação de processos é uma das maiores aliadas para a prática contábil. Com ela, é possível substituir tarefas repetitivas e sujeitas a erros humanos por rotinas precisas e ágeis.

É o caso de uma ferramenta que ajuda a calcular os impostos corretamente, por selecionar de modo automático a alíquota adequada. A ferramenta também pode ajudar com o preenchimento de declarações, geração de guias de pagamento, registro de dados e outras etapas.

Na prática, o uso da tecnologia ajuda a padronizar processos e informações, o que acelera o cumprimento de tarefas. Como você viu, a atuação da tecnologia também reduz a influência humana, o que diminui os riscos de erros.

Outro ponto importante é que a automação libera os profissionais para ficarem no que é mais estratégico. Assim, é possível vencer os desafios da prática tributária e, ao mesmo tempo, direcionar os esforços para questões mais relevantes.

Integração de ferramentas para uma gestão eficiente

Outro ponto relevante é que a tecnologia promove a integração de ferramentas para aumentar a eficiência. Ao conectar diferentes sistemas e reunir dados de fontes variadas, é possível centralizar as informações em um só ambiente.

Como consequência, há mais visibilidade sobre a situação tributária do negócio. O acompanhamento também se torna mais claro e organizado, facilitando manter a conformidade.

No geral, essa integração apoia a tomada de decisão embasada, exatamente por causa do ganho quanto à visibilidade. Se dados de vendas e de documentos fiscais forem integrados, por exemplo, fica mais fácil garantir o pagamento correto dos tributos, além de uma avaliação geral do desempenho do negócio.

Vale destacar que a centralização também é importante para evitar os chamados silos de informação, redundâncias e ruídos nos fluxos do caixa. Com todas as informações em um só lugar, elas se tornam mais acessíveis e contribuem para um controle mais efetivo.

Na prática, essa é uma vantagem que também ajuda a evitar erros e mitigar prejuízos eventuais. Como consequência, há menos problemas com a gestão dos tributos da empresa.

Armazenamento seguro e acessível dos dados tributários

Outro desafio da prática tributária se relaciona à guarda dos registros contábeis e ao acesso a esses dados. Com a tecnologia, é possível obter um armazenamento seguro e acessível das informações relevantes.

Ao contar com boas ferramentas, você tem a certeza que as informações ficam armazenadas em servidores seguros, com criptografia e acesso controlado. Isso significa que também é possível fazer backups para recuperar os dados conforme o necessário.

Desse modo, a tecnologia contribui para aumentar a segurança contra o roubo ou a perda de informações. Assim, há como evitar problemas com a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD) e impedir o pagamento de multas, por exemplo. Também há como evitar o acesso de informações sensíveis por concorrentes.

Já a acessibilidade tem a ver com o fato de as informações ficarem disponíveis e, muitas vezes, poderem ser acessadas de qualquer lugar. Quando os dados seguem para a nuvem, é possível verificar as informações de qualquer dispositivo, o que confere muito mais agilidade e mobilidade.

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Conheça algumas soluções tecnológicas para otimizar a prática tributária

Já que a tecnologia é uma grande aliada para superar os desafios da prática tributária, é interessante saber quais são as soluções tecnológicas disponíveis para a sua empresa.

A seguir, descubra algumas opções para considerar e otimizar seu processo!

Softwares de gestão tributária

Como a intenção é simplificar e otimizar os processos fiscais, vale a pena recorrer aos softwares de gestão tributária. Com essas soluções, é possível automatizar diversas tarefas complexas, como os cálculos de impostos que evitam a bitributação e o preenchimento de declarações.

Um software do tipo também aplica as regras tributárias de maneira atualizada e considerando as características específicas do negócio. Desse modo, fica mais fácil cumprir as obrigações tributárias conforme estabelece a legislação.

Vale saber que esses softwares também podem ser integrados e outras ferramentas, como ERPs e sistemas de vendas em geral. Dessa maneira, as informações tributárias e fiscais passam a estar conectadas.

Outro destaque do software de gestão contábil é a capacidade de armazenar informações com segurança de acesso e organização. Assim, é possível ter sempre à mão declarações tributárias, guias de impostos e outros dados relevantes.

Integração de sistemas financeiros e contábeis

Como você viu até aqui, a centralização de dados é bastante relevante para melhorar a visibilidade e o acompanhamento. Por isso, uma das soluções para considerar é a integração de sistemas financeiros e contábeis para melhorar o controle sobre transações financeiras.

Utilizar recursos que permitam fazer essa conexão é uma forma de otimizar a gestão tributária e, ao mesmo tempo, manter as finanças do negócio sob controle. Com todos os dados integrados, é fácil emitir relatórios e tomar decisões com clareza.

Outro aspecto positivo de recorrer a esse tipo de integração é o preenchimento automático de informações, sem lançamentos repetitivos. Isso torna possível aumentar a eficiência dos processos, além de simplificar a apuração de impostos e o cumprimento das obrigações.

É o que acontece, por exemplo, quando um pagamento é registrado no sistema financeiro e contabilizado para os cálculos tributários. Em vez de ter que realizar dois processos separadamente, o fluxo é muito mais eficiente e facilita atender às regras da legislação vigente.

De modo geral, essa integração é determinante para garantir mais transparência e governança às questões fiscais. Ao mesmo tempo, há uma liberação de recursos para focar em questões mais estratégicas e que apoiam o crescimento do negócio.

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Inteligência artificial e machine learning na previsão e detecção de falhas

Ao pensar em soluções tecnológicas que ajudam a superar desafios, alternativas como inteligência artificial (IA) e machine learning (ML) estão cada vez mais presentes.

Essas são alternativas que têm revolucionado diversos setores e atividades, incluindo a prática contábil. Com essas tecnologias, é possível analisar um grande volume de dados em tempo real, em busca de anomalias e indicações de falhas.

A IA também é capaz de fazer projeções com base em dados anteriores. Se um processo é historicamente permeado por erros na apuração de impostos, a inteligência artificial consegue identificar esse padrão e antecipar inconsistências.

Com a ajuda da inteligência artificial, por exemplo, é possível receber indicações sobre a necessidade de ajustar declarações antes de serem enviadas ou guias de pagamento conforme a tendência de faturamento.

O machine learning é especialmente relevante nesse processo porque ele envolve o aprendizado de máquina, o qual ajuda os sistemas a se tornarem mais eficientes. A partir dos dados e resultados analisados anteriormente, o modelo pode se tornar mais preciso e relevante.

Ainda, o uso de inteligência artificial e machine learning é especialmente relevante para abastecer com dados a tomada de decisão. 

Graças a essas ferramentas, é possível obter mais insights relevantes e até encontrar padrões que não seriam verificados em uma análise manual. Com isso, é possível adotar medidas para tornar a prática tributária cada vez melhor.

Como implementar soluções tecnológicas na prática tributária da sua empresa

Na hora de incorporar a tecnologia nessa parte do negócio, é essencial ter um plano bem estruturado para aproveitar ao máximo os resultados. Nesse sentido, o ideal é começar identificando as necessidades da empresa, como quais processos exigem mais atenção e quais são os maiores riscos.

A partir disso, é possível definir objetivos claros. Em alguns casos, faz mais sentido melhorar o controle sobre o split de pagamento, enquanto em outros também é preciso melhorar o cumprimento dos prazos das declarações, por exemplo.

Para alcançar essas metas, o próximo passo é selecionar as ferramentas ideais. Como você viu, há diversos recursos de tecnologia que podem ajudar a sua prática tributária a se tornar mais eficiente.

O treinamento de equipes é indispensável na hora de implementar a ferramenta. Além de apresentar os pontos-chave sobre como usar os recursos, vale a pena incentivar o time a aderir à mudança ao demonstrar os impactos positivos.

A Split Digital oferece soluções tecnológicas voltadas para a automação de tarefas, em especial em relação ao split de pagamento. Com nossos recursos, é possível economizar até 80% em impostos e melhorar a conformidade da gestão. 

Conte com a Split Digital para transformar a gestão tributária do seu negócio

Ao longo deste artigo, você descobriu que a prática tributária no Brasil é desafiadora, mas é possível superar os obstáculos. Com o apoio de soluções tecnológicas, é possível automatizar tarefas, evitar erros e aumentar a eficiência, consolidando resultados melhores.

A Split Digital pode ajudar a sua empresa! Entre em contato com o nosso time e descubra como isso é possível.

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